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Il vous est peut-être déjà arrivé de devoir récupérer des listes de contacts à partir d'un tableur pour les importer dans le logiciel de messagerie comme Thunderbird. Si importer au coup par coup quelques contacts peut se faire à la main, l'opération devient vite fastidieuse dès que leur nombre excède quelques unités. Heureusement, il y a moyen d'importer en masse des contacts dans Thunderbird. Et comme nous allons le voir, la manipulation n'a rien de trop compliqué. Et repose essentiellement sur la connaissance du format d'échange CSV...

Exporter au format CSV

Avant de nous lancer dans l'importation à proprement parler, commençons par examiner le format sous lequel doivent être enregistrées les données à importer. Si Thunderbird est capable d'importer des données sous plusieurs formats, nous n'allons nous intéresser ici qu'à l'un d'entre eux. Le format CSV (Comma-separated values) . L'avantage de ce format est que la plupart des applications manipulant des données en masse sont capables d'exporter dans ce format. En plus, il est humainement lisible – et accessoirement modifiable avec n'importe quel éditeur de texte. Ce qui en fait la langua franca de l'échange de données.

Mais alors, qu'est ce qui se cache derrière les trois lettres CSV? Comma-separated values. Ou en français « valeurs séparées par des virgules ». Tout est dit: le format CSV est simplement un format texte dans lequel les données sont enregistrées ligne par ligne, et où les valeurs sont séparées par une virgule.

Une illustration sera sans doute plus claire. Ainsi, mon tableur (OpenOffice Calc) me permet d'enregistrer une feuille de calcul au format CSV. Considérons l'exemple ci-dessus.
Après avoir choisi Enregistrer sous... dans le menu Fichier, il suffit de choisir le format CSV. Et penser à donner au fichier un nom se terminant par l'extension .csv si ce n'est pas fait automatiquement par votre application.
Au moment d'exporter au format CSV, votre logiciel peut vous proposer des options. Si vos données ne contiennent pas de virgules, je vous conseille d'utiliser ce caractère comme séparateur – dans le cas contraire, le point-virgule est employé. Toujours pour éviter les confusions entre les données et le séparateur, certains logiciels proposent aussi d'encadrer les données par des guillemets. Dans notre cas ce ne sera pas nécessaire – puisqu'il y a peu de chances qu'un nom ou une adresse e-mail contiennent une virgule...
Malgré son nom barbare, le fichier CSV enregistré est simplement un fichier texte, où vous allez retrouver vos données enregistrées lignes par lignes et séparées par une virgule. Bien sûr, comme vous en a peut-être averti le logiciel qui a exporté en CSV, la présentation est perdue, et seules les données brutes subsistent dans ce fichier. Mais ici, c'est tout ce qui nous importe.

Importer les contacts

Bien, même si vous n'utilisez pas OpenOffice Calc comme dans les copies d'écrans ci-dessus, vous devriez maintenant être capable de trouver comment enregistrer/exporter en CSV à partir de votre tableur préféré. Remarquez aussi que, comme CSV est un fichier texte, vous pouvez l'éditer avec votre éditeur de texte préféré (pour y ajouter ou supprimer des données).

Piège:

Sur certains systèmes d'exploitation un peu capricieux, il faudra peut-être changer l'extension de .csv à .txt pour faire l'édition, puis repasser en .csv après.

Maintenant, comment importer ces données dans Thunderbird? La solution se cache dans le menu Outils > Importer....
Thunderbird peut importer différentes données. Ici, ce qui nous intéresse, c'est d'importer des contacts dans le carnet d'adresse.
Je vous ai assez rebattu les oreilles avec ça depuis le début de cet article, nos données sont au format CSV. Il faut donc choisir ce format dans la liste des filtres d'importation de Thunderbird.
Maintenant que Thunderbird sait que vous voulez importer des contacts enregistrés dans un fichier au format CSV, il faut lui désigner ce fichier. Pensez à choisir le format Séparé par des virgules – ou accessoirement Tout les fichiers – pour que les fichiers .csv apparaissent dans la liste. Après, il vous reste à retrouver votre fichier et à valider.
Ici, le moment le plus compliqué. Et encore, rien d'exceptionnel: Thunderbird vous propose une boîte de dialogue qui présente un échantillon de données et les différents champs possibles pour un contact. Tout votre travail va consister à jouer avec les cases à cocher et les boutons monter/descendre pour faire coïncider les données à importer avec celles de l'échantillon. Dans cet exemple, je n'ai exporté que l'adresse électronique et le nom complet de mes correspondants. Je n'ai donc coché que ces deux champs, et les ait fait remonter jusqu'à ce qu'ils soient en face de la données correspondante dans l'exemple. Une fois que vous êtes content de vous, reste à cliquer sur Ok.
Comme il est sympa, Thunderbird vous averti du succès de l'option d'importation...

Et maintenant

Voilà: vos contacts sont importés. Où se trouvent-ils? Comme d'habitude, vous les retouvez dans le gestionnaire de contacts. Vous pouvez aussi les trouver en cliquant, lors de la rédaction d'un message, sur le bouton contacts.

Après avoir cliqué sur le bouton contacts dans la fenêtre de rédaction d'un message, votre liste des contacts importés apparaît dans le menu déroulant à gauche. Celle que nous venons d'importer porte le même nom que le fichier CSV. Dans mon cas emails.
A partir d'ici, votre liste de contacts n'a plus rien de spéciale. Vous pouvez les choisir un par un – ou en faisant majuscule-clic pour choisir un groupe d'adresses, puis clique-droit et Ajouter au champ Bcc. Et voilà les adresses fraîchement importées ajoutées à la liste des destinataires de votre mail.

Utilisez le Bcc pour les destinataires multiples!

On ne le répétera jamais assez: lors de l'envoi d'un message à plusieurs destinataires, il faut toujours priviligier l'utilisation du Bcc (Blind Carbon Copy – ou Cci pour Copie carbon invisible en français), plutôt que d'utiliser Cc (Carbon Copy) ou To (destinataire).

Pourquoi? Car comme son nom l'indique, Bcc envoit les messages en aveugle. C'est à dire que chaque destinataire ne voit pas l'adresse des autres destinataires. C'est important pour éviter de divulguer des listes d'adresses mails. Non seulement pour des raisons de confidentialité facile à comprendre, mais aussi pour éviter que ces adresses ne soient ensuite propagées ou réutilisées" de manière frauduleuse. Un exemple? Imaginez que j'envoie un message à une vingtaine de destinataires qui ne se connaissent pas les uns les autres. Si j'utilise Cc ou To, il suffit que l'un de ces destinataires ait son poste infecté par un virus ou un spyware pour que potentiellement les adresses de tous les autres destinataires puissent être ré-utilisées par un spammeur! Pas très sympa pour vos correspondants...

Un dernier mot à ce sujet: comme certains logiciels de messagerie n'acceptent pas des message utilisant uniquement le Bcc, l'usage est de mettre votre propre adresse comme destinaire (To).

Cette règle fait parti de la nétiquette – c'est à dire l'ensemble des règles de bon usage d'internet.

Pas de fausse joie...

L'importation en masse fonctionne très bien. Et je n'ai eu aucun problème à importer des fichiers contenant plusieurs centaines, voire des milliers de contacts.

L'ajout de nombreux destinataires à un message ne se passe pas trop mal non plus. Au pire, c'est un peu long. Sur une petite configuration, quelques secondes pour un millier de destinataires.

Où le bât blesse, c'est au moment de l'envoi du message. En effet, de nombreux fournisseurs d'accès Internet limitent le nombre de destinataires simultanés pour un message. Généralement, la limite se trouve autour de 100. Certains FAI limitent même le nombre de mails expédiés par heure.

Plus...

Pour terminer, une remarque: ici, j'ai présenté l'importation de contacts dans Thunderbird en utilisant le format CSV pour l'échange des données. Mais comme je l'ai dit plus haut, CSV est une sorte de format universel. Et beaucoup de logiciels de bureautique ou autres sont capables d'importer et/ou exporter sous ce format. Pensez à explorer cette option le jour où vous vous retrouverez dans l'obligation de transférer des données d'une application à l'autre. Consacrer quelques minutes à la recherche de cette possibilité dans les différents menus ou dans l'aide intéractive pourrait au final vous faire économiser beaucoup de temps...

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